Administratief medewerker

DienstverleningEconomieZorg en welzijn16-24 uur24-30 uur30-40 uurMBO | Niveau 3MBO | Niveau 4Galvanistraat 1, Ede

Intro

Hoe kan je werkdag eruit zien?
Het is half 9 en, met een kop thee of cappuncino in je hand, zet je de computer aan terwijl je de overdracht van je collega doorleest. Vandaag is het gezellig druk in het pand met 3 verschillende lesgroepen en een medicatietraining. Jij checkt nog even of de stoelen en tafels in de gewenste opstellingen staan zodat de docent direct met de les kan starten. Al snel komen de eerste studenten binnen welke je allemaal persoonlijk begroet. Ondertussen belt een student met de mededeling dat hij ziek is en je spreekt af dit door te geven aan de docent. Inmiddels is het 9 uur en zijn de lessen gestart en begin jij met het opmaken van verschillende overeenkomsten voor de lesgroep die volgende week gaat starten. Tussentijds belt een student die meer informatie wil hebben over een opleiding. Jij kan de vragen allemaal beantwoorden waardoor je uiteindelijk een intakegesprek afspreekt. Daarna belt de receptie om te laten weten dat de afspraak van je collega er is. Jij zorgt voor de verdere ontvangst en aanmelding. Rond de koffietijd komen de studenten uit de lokalen voor een korte pauze waardoor er rondom jouw werkplek een gezellige ‘chaos’ ontstaat. Zij hebben namelijk wat vragen over hun BPV-plaats, een opdracht of willen hun persoonlijke gegevens wijzigen. Tot aan de lunch ben je bezig met het verwerken van gegevens in de verschillende overheidssystemen waarmee je werkt. In de middag ga je aan de slag met inrichten van Magister, ons leerlingvolgsysteem, en maak je studiewijzers aan, plan je toetsen en examens in om daarna de aankomende diplomering administratief verder af te ronden door de laatste hand te leggen op de diploma’s. Vlak voordat je voor vandaag klaar bent loop je de lesruimtes na om daarna rond 17.00 uur de computer weer uit te zetten.

Wat houdt de functie in?

Werken als administratief medewerker binnen de Zorg & Werk Academy is fungeren als een duizendpoot. Geen dag zal hetzelfde zijn, maar wat zeker is? Jij bent een onmisbare schakel voor 16 tot 32 uur per week*! Jij zorgt ervoor dat de verschillende administratieve zaken niet uit je vingers glippen en wil functiegerelateerd altijd ‘van de hoed en rand weten’. Binnen je functie ben je verantwoordelijk voor het 1e contact met (potentiële) studenten of cursisten. Daarom ben je representatief, communicatief vaardig en zorg je ervoor dat gemaakte afspraken worden nagekomen. Binnen het onderwijsstelsel werken wij veel met systemen die gekoppeld zijn aan die van de overheid. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het ‘vullen’ van deze systemen. Dit vraagt van jou dat je secuur, punctueel en perfectionistisch bent en op dit gebied werkt volgens het principe ‘afspraak is afspraak’. Jouw inzet maakt het mogelijk dat docenten zich kunnen richten op het geven van onderwijs door hen de administratieve lasten uit handen te nemen. Binnen onze platte organisatie ben je tevens verantwoordelijk voor het agendabeheer van de directie van de Zorg & Werk Academy.

U hebt

Werken in het volwassenonderwijs is dynamisch, veelomvattend, maar ook uiteenlopend. Soms ben je daarom ook even een ‘luisterend oor’ of help je een student even zijn stress te reduceren als die aan het eind van de opleiding zit. Jij zorgt voor overzicht en duidelijkheid in de breedste zin van het woord en bent in staat om afspraken uit bijvoorbeeld het onderwijs en examenregelement uit te leggen en toe te passen. Binnen onze platte organisatie zijn verschillende overlegstructuren waarvan de uitkomsten vastgelegd dienen te worden. Al vergaderend notuleren is voor jou dan ook geen probleem. In overleg met de officemanager prioriteer je de zaken en draag je samen zorg voor het feit dat de administratieve processen en procedures vloeiend verlopen. Specifiek onderdeel van deze functie is het beheer en inrichting van ons online leerlingvolgsysteem Magister. Vanzelfsprekend ben je in staat om te kunnen werken met Office en veel voorkomende ICT systemen.

Wij vinden het belangrijk dat je relevante werkervaring meeneemt in combinatie met een afgeronde administratieve opleiding.

Meer informatie

*Wij kiezen bewust voor het stellen van een vacature voor 16 tot 32 uur. Op deze manier is het mogelijk om 2 mensen aan te nemen voor 16 uur per week of 1 iemand voor 32 uur.

Solliciteren?

Wat bieden wij?
Natuurlijk krijg je bij ons een marktconform salaris, de mogelijkheid om alle schoolvakanties vrij te zijn en de gelegenheid jezelf te ontwikkelen. Wil je weten wat voor onderwijsinstelling Zorg & Werk Academy is? Bezoek dan onze website: www.zorgenwerk.nl

Hoe ziet de procedure eruit?
Bij voorkeur is de 1e werkdag van onze nieuwe collega begin februari 2020, maar op z’n laatst uiterlijk 1 maart. Daarom kun je solliciteren tot en met 31 december 2019. In de 1e of 2e week van januari zullen de gesprekken plaatsvinden en half januari hopen we de procedure af te ronden.